原始凭证是经济业务发生或完成时的最初记录，其填制主体通常是业务经办人员，而非会计人员。例如，当采购部门购买办公用品时，供应商开具的发票由对方提供，而本企业的入库单应由仓库管理员填写。销售部门收到客户订单后，发货单由销售人员或发货人员制作。这些场景下，会计人员并不直接参与凭证的初始生成环节。
企业内部自制原始凭证，例如工资单、借款单、差旅费报销单等，通常由相关职能部门或具体员工填写。人力资源部门负责编制工资表，员工自己填写借款或报销申请。会计人员的职责在于审核这些原始凭证的真实性、合法性和完整性，而不是亲自去填写每一张单据。这种分工确保了业务执行与财务记录相分离，形成有效的内部牵制机制。
在特殊情况下，会计人员也可能需要填制部分原始凭证。例如，在期末进行账项调整时，会计人员需要制作“内部转账单”或“计提折旧计算表”，这些凭证没有外部业务部门参与，完全由会计部门根据会计准则和公司政策生成。此时，会计人员既是填制者也是审核者，需要格外注意数据的准确性和依据的充分性。
原始凭证填制的关键点在于及时性、准确性和完整性。任何延迟或错误都会直接影响后续记账凭证的编制，导致账实不符或税务风险。因此，企业必须明确各部门的填制职责，并建立规范的传递流程。例如，规定采购入库单必须在货物验收后24小时内完成填写并送至财务部。
记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照会计准则编制会计分录的凭证。这项工作的填制主体明确为会计人员，尤其是负责总账和明细账的会计岗位。出纳人员通常不负责编制记账凭证，除非在小微企业，由于人手有限，出纳可能会兼做部分账务处理，但这样会存在内部控制的隐患。
会计人员在填制记账凭证时，需要根据原始凭证的经济业务性质，正确选择会计科目并确定借贷方向。例如，用现金支付办公室租金，会计人员会借记“管理费用”，贷记“库存现金”。这个过程要求会计人员具备扎实的专业知识，能够准确判断业务类型，避免科目混用导致报表失真。
记账凭证的填制还包括摘要的撰写。摘要要用简洁明确的语言描述业务内容，例如“支付2024年1月办公室租金”。
好的摘要能帮助后续查账和审计人员快速理解凭证内容。会计人员还需填写附件张数，确保所有原始凭证都已附在记账凭证背后，形成完整的证据链。
填制完成后，记账凭证需要经过复核人员的审核，审核内容包括科目使用是否恰当、金额是否与原始凭证一致、摘要是否清晰等。复核环节通常由会计主管或其他指定会计人员执行，形成双重把关。只有经过审核的记账凭证，才能用于登记账簿。
在实务操作中，存在一些特殊情形，使得凭证填制责任变得模糊。例如，使用财务软件或ERP系统时，部分凭证可能由系统自动生成。采购订单在系统中被确认收货后，系统会自动生成一张采购入库的记账凭证。这种情况下，填制主体变成了系统，但责任依然落在会计人员身上，他们需要定期检查自动生成的凭证是否准确，并对异常数据进行手动调整。
电子发票和电子票据的普及也改变了凭证填制方式。员工只需将电子发票上传至报销系统，系统会自动提取发票信息并生成报销单。会计人员不再需要手动粘贴发票，但需要审核系统提取的数据是否正确，并确认报销是否符合公司政策。这种半自动化的流程提高了效率，但也要求会计人员具备更强的数据校验能力。
企业合并、清算或重大资产重组等复杂业务中，凭证填制往往需要多个部门协同。例如，公司收购另一家企业时，财务部门需要收集对方的历史财务资料，并编制合并日的调整分录。此时，会计人员可能需要与律师、评估师以及对方财务团队沟通，确保原始凭证的准确性和完整性。填制过程往往涉及大量专业判断，风险较高。
对于小微企业或初创公司，由于人员配置简单，会计凭证的填制可能由老板或非专业人员代劳。这种做法虽然节省成本，但容易导致账目混乱，甚至因凭证不规范而遭受税务处罚。因此，即使公司规模小，也建议聘请专职或兼职会计人员负责记账凭证的填制，或者使用代账服务，确保财务工作的专业性。
清晰界定凭证填制责任，是财务合规的基石。如果原始凭证的填制责任不明确，业务部门可能随意填写数据，甚至出现虚假报销。例如，销售员虚报差旅费，如果仓库和财务部门没有严格审核，就会导致公司资产流失。通过制度规定谁填写谁负责，可以有效约束员工行为，降低舞弊风险。
从审计角度看，外部审计师在查账时，会重点关注凭证填制的规范性。如果发现大量记账凭证没有对应的原始凭证，或者原始凭证填制人不明确，审计师可能会出具保留意见甚至否定意见的审计报告。这不仅影响企业信誉，还可能引发税务部门的检查。因此，会计凭证的填制不仅是操作问题，更是合规问题。
内部控制制度中，凭证填制的职责分离是重要原则。出纳不能同时负责记账凭证的填制和审核，否则容易产生挪用资金的风险。采购人员不能填写自己经手业务的入库单，以防虚报数量。企业需要通过岗位设置和系统权限控制，确保每个环节都有独立的责任人。例如，在ERP系统中设置不同账号权限，采购员只能创建采购订单，仓库管理员只能确认收货，会计人员才能生成记账凭证。
最后，凭证填制的责任划分还需要考虑到档案管理。凭证填写完成后，会计人员需要按时装订成册并归档保存，保存期限根据法律规定通常为10年至30年不等。如果凭证丢失或损坏，填制责任方需要承担相应后果。通过建立凭证编号和借阅登记制度，可以确保凭证的安全可追溯。企业每年至少进行一次凭证清查，核对凭证号是否连续，附件是否齐全。
